Mange arbeidsplasser har noen nedetid i løpet av dagen eller uken. Du kan ikke se det som nyttig fordi det er bare fem, 10 eller 15 minutter, slik at du fritter den bort. Hvis du bruker disse verdifulle minutter effektivt, kan du gå hjem på slutten av dagen mindre stresset eller i forkant av spillet.
"Hvis du er som mange mennesker, en ekstra 10 minutter før pause, lunsj eller slutten av dagen ikke blir sett på som produktiv tid, fordi det er ikke lenge nok til å starte noe," sier Laura Stack, president i Produktivitet Pro Inc. i Highlands Ranch, Colorado, og forfatter av Finn More Time. "Men å lære å gjøre bruk av små biter av tid kan gjøre en forskjell i produktiviteten og stresset nivå. "
Her er Ms Stack strategier for bruk av nedetid.
De tre-minutters regelen
Som du utfører dine daglige oppgaver, vil du komme over ting som enten er kjedelige eller ikke haster, men som må gjøres på et tidspunkt: svarer på en e-post, signere et skjema, fakse et dokument. Du kan være fristet til å sette av slike oppgaver før du har noen nedetid.
Hvis du har en haug med oppgaver, kan det skape stresset når du ser på det eller tenke på det. Selv om ett alternativ er å chip bort på haugen under nedetid, er det beste alternativet for ikke å skape det hoper i første omgang.
"Hvis du kan fullføre noe i tre minutter eller mindre, bør du gjøre det umiddelbart, uavhengig av betydningen," sier Ms Stack. "Små ting legge opp raskt, og hvis du ikke tar vare på dem med en gang, vil du ende opp med 33 ting å gjøre, som du deretter må vurdere, tar opp enda mer tid."
Hold styr på tiden
For neste uke, lage en liste over de gangene i løpet av dagen når du har fem eller flere minutter nedetid. Sørg for å inkludere de små tid wasters, som den gang du er på vent på telefonen eller tiden din kollega kommer bort for å prate.
På slutten av hver dag, legge opp dine minutter, så kom fredag, legge opp protokollen for uken. Du kan bli overrasket over at det legger opp til timer med uproduktiv tid.
Lag en liste over ting du kan gjøre i fem, ti og femten minutter, og legge listen der du får se det. Da vil du ikke trenger å kaste bort noen av de dyrebare nedetid minutter prøver å finne ut hva de skal gjøre med dem. Hver jobb er forskjellig, slik at hver medarbeiders listen vil inneholde forskjellige oppgaver. Her er noen ideer for å komme i gang.
Fem minutter
Gjør en avtale.
Rengjør et lite område av rot.
Sorter post.
Skriv en liste over gjøremål.
Sjekk dine talepostmeldinger.
Lage kopier.
10 minutter
Svare på e-poster.
Oppdatere kalenderen.
Rens ut en fil.
Les en artikkel.
Organisere skrivebordet.
15 minutter
Planlegg et prosjekt.
Arbeide på et prosjekt.
Skriv et brev.
Slett unødvendige dokumenter på datamaskinen.
Returnere telefonsamtaler.
Lese møtenotater og skrive en handlingsplan.
Sett mål for neste måned.
Fange opp på en dvelende forslaget.
Hva vil dine fem-, 10 - og 15-minutters listen inkluderer? Skriv din liste nå, mens du tenker på det, og legge det i arbeidet ditt område i dag.
"Riktignok kan du ikke oppnå den høye konsentrasjonen i 10 minutter som du kan i 20 eller 30," sier Ms Stack. "Men, de biter og stykker av gangen er muligheter til enten chip bort på større prosjekter eller avslutte mindre aktiviteter."